L'interview de Jenifer RABASTE, assistante Achats

En quoi consiste le métier d’Assistante Achats ?

Le métier d’Assistante Achats consiste à assurer le lien entre les besoins internes, notamment ceux de la production et de la maintenance, et nos différents fournisseurs.
Concrètement, je passe les commandes en fonction des besoins exprimés et je veille au respect des délais de livraison pour garantir la continuité des activités de production.

Mon rôle inclut également la recherche de fournisseurs adaptés, en menant des demandes de devis afin d’identifier la meilleure offre, tant sur le plan technique qu’économique.

Si un fournisseur dépasse la date prévue, je le relance afin de garantir le bon déroulement des opérations internes. Je suis également chargée de récupérer les bons de livraison, de les rapprocher des factures fournisseurs pour vérification, puis de valider ces documents.

Une autre de mes missions consiste à saisir les factures des transporteurs après réception.

Enfin, comme mentionné précédemment, je gère également les services généraux de l’entreprise : cela comprend le suivi des interventions de prestataires comme les plombiers, électriciens, et autres intervenants nécessaires au bon fonctionnement du site.

Quelles sont les différentes matières que vous achetez ?

Nous achetons une grande diversité de matières et de pièces pour répondre à tous les besoins de l’entreprise ! Si je devais catégoriser les matières, je dirais :

Notre matière première : l'acier, que nous recevons sous forme de tôle ou de bobines.
D’autres matières premières, comme le PVC, la visserie (goujons, écrous, vis), le fil pour la soudure, ou encore les tubes (en acier, aluminium ou galvanisé) utilisés pour la fabrication des garde-corps.
Le petit outillage, pour la fabrication et le contrôle Qualité.
Les matériaux d’emballage, indispensables à nos expéditions : cartons, film étirable, papier bulle, étiquettes, ruban adhésif,...
Les fournitures liées à la maintenance, comme les outils de remplacement pour les presses ou les pièces électroniques destinées aux réparations des machines.
Tous les équipements de protection individuels (EPI) : chaussures de sécurité, bouchons d'oreilles, cagoules pour la soudure, masque de protection pour le nettoyage des machines,...
Et enfin, les équipements pour sécuriser l’atelier, comme le grillage utilisé pour bien délimiter les différents espaces.

Comme vous pouvez le constater, cela représente un volume important de pièces à gérer au quotidien ! (rires)

Justement, comment gérez vous les différents besoins d'achats de matières ?

Nous avons mis en place trois types de gestion selon la nature des besoins :

✔️ Pour notre matière première (tôles et bobines d’acier) : afin d’anticiper et d’éviter tout risque de rupture de stock, nous passons une commande importante environ 3 à 4 mois à l’avance. Cette matière est stockée chez notre fournisseur, et nous nous faisons livrer les quantités nécessaires au fur et à mesure, en fonction de nos besoins du moment.

✔️ Pour le PVC, la visserie ou encore les palettes : nous nous appuyons sur un fichier qui recense tous les ordres de fabrication à venir. Cela nous permet d’anticiper les besoins et de prévoir les quantités de matière à commander.

✔️ Pour les autres besoins plus ponctuels : les responsables d’ateliers transmettent leurs demandes via notre intranet, en précisant les quantités souhaitées. Je peux ainsi suivre en temps réel les commandes à traiter.

Comment sélectionnez-vous les fournisseurs avec lesquels vous travaillez ? Quels sont les critères ?

Nous disposons déjà d’une base de données bien fournie de fournisseurs référencés, avec lesquels nous travaillons régulièrement.

Lorsque nous devons trouver un nouveau fournisseur, notre premier réflexe est de rechercher un fournisseur en local, en priorité en Vendée ou dans les départements limitrophes du site. Ce choix s’inscrit dans une démarche RSE, qui vise à privilégier les circuits courts, à limiter l’empreinte carbone liée au transport.

Le prix constitue bien sûr un critère de sélection déterminant. Nous veillons à obtenir le meilleur rapport qualité/prix possible.

Enfin, la qualité est un élément important. Avant de valider un nouveau fournisseur et de l’ajouter à notre base, nous veillons à la qualité du produit livré.

Comment gérez-vous les enjeux liés à la qualité, aux normes et à la traçabilité des composants achetés ?

Dès la sélection d’un fournisseur, nous demandons des échantillons qui sont testés et validés par notre équipe de production avant tout achat en quantité.

Pour les produits spécifiques, nous fournissons des plans et la pièce est vérifiée à son arrivée.

En cas de problème détecté, l’équipe logistique m’alerte et renseigne sur le bon de livraison la nature du problème pour que je puisse le remonter le plus rapidement possible aux fournisseurs avec photos à l’appui.